6 Lưu ý quan trọng trước khi Setup văn phòng mới Cần Biết

6 Lưu ý quan trọng trước khi Setup văn phòng mới Cần Biết Trước khi setup văn phòng mới - trang bị setup bàn ghế văn phòng mới, với khát khao khởi nghiệp thuận lợi, xây dựng doanh nghiệp khởi nghiệp an toàn, cần chắc chắn việc Khởi nghiệp thành công, các anh chị cũng nên xem các lưu ý quan trọng trước khi setup văn phòng mới cần biết - việc này xem như kinh nghiệm khởi nghiệp thực tế của khá nhiều anh chị đi trước tổng hợp lại, hỗ trợ rất nhiều cho anh chị Khởi Nghiệp tinh gọn và chi phí tối ưu nhất.

Setup bàn ghế văn phòng tốt giúp tiết kiệm hơn

Với Doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc quy mô trung bình thì chắc chắn sẽ phải được thảo luận, trao đổi chi tiết cùng các nhà chuyên môn, lực lượng hỗ trợ mảng Hành Chính Nhân sự, cũng như các chuyên gia về lĩnh vực setup văn phòng - setup nhà máy quy mô tầm cỡ.

Với Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì hầu như anh chị sẽ phải tự tích cóp kiến thức, kinh nghiệm thực tế setup bàn ghế văn phòng tiết kiệm, hay kinh nghiệm tiết kiệm chi phí văn phòng hiệu quả.

Kiểu bàn làm việc đơn giản tiết kiệm - phù hợp với Doanh nghiệp khởi nghiệp tinh gọn

Vậy trước khi setup bàn ghế văn phòng mới - cần quan tâm gì ???

+ Quy mô công ty

+ Đặc thù ngành nghề kinh doanh

+ Quy trình hoạt động

+ Văn hoá doanh nghiệp & Thương hiệu

+ Ngân sách hoạt động & Ngân sách cho hoạt động setup văn phòng

+ Thời gian dự kiến đi vào hoạt động

Chúng ta cùng xem chi tiết cùng Nội thất Khởi Nghiệp nhé

1/ Quy Mô Công ty

@ Như đã chia sẻ trên, với quy mô công ty hoạt động ở mức 1 doanh nghiệp trung bình và lớn (Tạm gọi là Doanh nghiệp lớn) thì càng phải được quan tâm rất sâu công tác chuẩn bị, chia nhỏ từng phần để công tác chuẩn bị tốt nhất - được nhiều ý kiến và nhiều tình huống chuẩn bị nhất để đảm bảo đạt được kết quả mong muốn cuối cùng nhất.

==> Với Doanh nghiệp lớn thì quy mô như 01 nhà máy sản xuất - nhà máy gia công,....thì theo Mô hình doanh nghiệp cần tách biệt từng phần với Setup văn phòng nhà máy và setup văn phòng sản xuất. Do văn phòng ở Khu vực sản xuất luôn phải tuân thủ rất nhiều quy định nghiêm ngặt về An toàn (Vệ sinh, PCCC, tiêu chuẩn,....)

@ Với 01 doanh nghiệp khởi nghiệp với quy mô vừa và nhỏ (Tạm gọi là Doanh nghiệp Khởi Nghiệp) thì các bạn có thể tự tìm hiểu, xem quy mô nhân sự trước mắt - quy mô nhân sự tương lai gần (1-3 năm) và kế hoạch sơ bộ cho quy mô nhân sự sau khi doanh nghiệp dần đi vào ổn định.

Trong bài viết này, Nội thất Khởi Nghiệp xin phép chia sẻ nhiều hơn kiến thức cho các anh chị có mong muốn Khởi Nghiệp - mô hình tinh gọn và từng bước phát triển mạnh hơn, lớn hơn và xa hơn.

==> Với 01 Doanh nghiệp khởi nghiệp trẻ thì kế hoạch setup bàn ghế văn phòng khá ảnh hưởng đến Vốn Hoạt Động ban đầu, nên anh chị cần cân nhắc kỹ lưỡng, cũng như khéo léo chọn nội thất văn phòng phù hợp nhất ở từng thời điểm để Khởi Nghiệp tiết kiệm và an toàn nhất.

==> Nói nôm na là anh chị cũng nên list ra đầy đủ tất cả các khoản chi phí cho việc setup nội thất văn phòng - càng đầy đủ càng tốt - ước lượng được số tối đa sẽ tốt hơn nữa. Sau khi nắm được đầy đủ, các bạn sẽ có cái nhìn tổng thể hơn về chi phí và lựa chọn hiệu quả hơn.

2/ Đặc thù ngành nghề hoạt động kinh doanh.

Với DN lớn thì đặc thù ngành nghề rất quan trọng - việc này cần lưu ý nhất là vị trí bố trí đặt nhà máy - các vị trí máy móc - vị trí văn phòng - khu vực kho NVL - kho thành phẩm,.... tất cả các vị trí ổn nhất thì có thể list ra việc setup nội thất văn phòng đầy đủ và hiệu quả nhất.

Hoạt động sản xuất có quy mô

Với Doanh nghiệp khởi nghiệp thì đặc thù ngành nghề kinh doanh cũng rất quan trọng và nếu chịu khó tìm hiểu sẽ tiết kiệm đáng kể.

Ví dụ sơ bộ về đặc thù ngành nghề hoạt động đặc thù để các bạn xem nha

- Mình kinh doanh / dịch vụ ngành hàng thực phẩm - ngành hàng tiêu dùng

+ Câu hỏi được đặt ra ở đây khá nhiều, nhưng chung quy là để tiết kiệm chi phí setup văn phòng hiệu quả của ngành mình thì cần làm gì ???

==> Với ngành hàng thực phẩm - ngành hàng tiêu dùng - theo ý kiến riêng của mình - các bạn nên quan tâm nhất đến Khu vực chứa hàng - các kệ chứa hàng - Trái tim của Doanh nghiệp nằm ở đây.

+ Với bàn ghế văn phòng tiết kiệm thì các bạn nên sử dụng bàn chân sắt nhóm cho văn phòng - ngồi chung - tương tác công việc hiệu quả, quản lý đội nhóm cũng tốt hơn.

Bàn chân sắt nhóm tiết kiệm chi phí đáng kể khi cần bàn ghế văn phòng tiết kiệm

+ Với ghế văn phòng tiết kiệm thì bạn nên chọn ghế xoay giá rẻ - lưu ý ghế xoay giá rẻ nhưng chất lượng ổn - chi phí đầu tư cơ bản phù hợp với kế hoạch chi phí setup bàn ghế văn phòng bạn xây dựng, chứ không phải loại giá rẻ là loại ghế mỏng, yếu, rung lắc nhiều khi sử dụng và mau hỏng (Mình chỉ dặn là Tiền Vá quá tiền may - nghĩa là mua đồ quá tệ thì sẽ phải mua tới lui - ảnh hưởng thiệt hại không nhỏ và mang thêm bực mình)

Ghế xoay lưới giá rẻ bảo hành 12 tháng theo tiêu chuẩn NSX

Mình kinh doanh dịch vụ ngành giao nhận - thư - hàng hoá

+ Với bàn ghế văn phòng tiết kiệm cho ngành dịch vụ giao nhận thì bàn khu vực tiếp nhận hàng / thư bạn nên trang bị với bàn chân sắt - có thể thiết kế thêm các vách che trước (bằng gỗ hoặc mica chẳng hạn - để chi phí tốt nhất). Với công ty có bưu cục tập trung thì bạn cần trang bị thêm kệ sắt để hàng - các giỏ chứa hàng tạm thời - với bàn cho khách hàng ngồi ghi giấy dán thư hay chờ,.. bạn cũng nên làm bàn chân sắt để tăng tính bền và chịu lực trong suốt quá trình giao nhận mà chi phí là tốt nhất.

Nội thất Khởi Nghiệp cung cấp bàn ghế văn phòng tiết kiệm cho LALAMOVE

+ Với ghế văn phòng đơn giản giá rẻ cho ngành giao nhận thì với nhân viên, bạn có thể sử dụng ghế xoay giá rẻ với nệm ghế êm chút, và theo mình nếu không cần tay ghế thì càng tốt - sẽ đỡ vướng cho các bạn. CÒN với ghế khách hàng thì có thể dùng ghế gấp hoặc dạng ghế đôn đơn giản - vì thời gian ngồi cũng không quá nhiều và cũng cần đẹp và chi phí tốt nhất.

Bàn chân sắt và ghế xoay lưới giá rẻ cung cấp cho văn phòng LALAMOVE ở Tân Phú

Mình kinh doanh ngành dịch vụ tài chính ngân hàng, buôn bán mỹ phẩm, tư vấn làm đẹp..

Với đặc thù ngành tài chính ngân hàng như các công ty dịch vụ tài chính, mỹ phẩm, tư vấn chăm sóc da, sắc đẹp, bảo hiểm, cho vay, ...thì đặc thù công việc của các bạn thường sẽ trao đổi điện thoại liên tục với khách hàng, ngồi liên tục và làm việc team work.

Nội thất Khởi Nghiệp có thể đề xuất bạn sử dụng kiểu bàn làm việc nhóm có vách ngăn và sử dụng ghế xoay lưới loại tốt chút để tốt cho sức khoẻ các bạn, tăng độ bền của bàn ghế, bàn làm việc có vách ngăn sẽ hỗ trợ giảm bớt âm thanh, tiếng ồn trong suốt quá trình trao đổi cùng Khách hàng qua điện thoại.

Mẫu bàn chân sắt telesales đẹp giá rẻ - Nội thất Khởi Nghiệp thực hiện tại Bình Thạnh

Bàn chân sắt có vách ngăn telesales giá rẻ hoàn thiện

Bàn chân sắt có vách ngăn cụm 8 chỗ tại Quận Tân Bình với team Call center

Bàn làm việc nhóm tiết kiệm 4 - 6 chỗ

Bạn có thể nhìn thấy Logo LinkBank - 1 đơn vị hoạt động lĩnh vực tài chính ngân hàng đã chọn Nội thất Khởi Nghiệp đồng hành cùng họ để Khởi Nghiệp tinh gọn.

Nội thất Khởi Nghiệp Setup bàn làm việc có vách ngăn telesales cho văn phòng BIS Tân Phú

Nội thất Khởi Nghiệp hoàn thiện văn phòng MB call center tại TPHCM

Nội thất Khởi Nghiệp setup văn phòng telesales cho MB tại Quận 3 TPHCM

3/ Quy trình hoạt động của Doanh nghiệp

Với Mô hình DN lớn thì Quy trình hoạt động của DN đi được xây dựng để từng bước có tối thiểu và tối đa số nhân sự cần sử dụng - số lượng phòng ban,...dựa vào đó có thể xây dựng chi phí setup nội thất văn phòng hiệu quả nhất.

Với Mô hình doanh nghiệp khởi nghiệp tinh gọn thì quy trình hoạt động cũng giúp anh chị có cái nhìn tổng thể về đặc thù một số vị trí có thể ngồi riêng - kiểu đặc thù cần ngồi riêng - ví dụ như kế toán chẳng hạn - hay có thể ngồi chung như bàn ghế văn phòng sales thì có thể ngồi kiểu bàn làm việc nhóm tiết kiệm - sẽ thật sự tiết kiệm đáng kể khi anh chị hiểu rõ việc này.

4/ Văn hoá doanh nghiệp & Thương hiệu

Văn hoá Doanh nghiệp và thương hiệu của DN cũng được hình thành từ những bước đầu trong kế hoạch trước khi đến bước trang bị nội thất văn phòng, tuy nhiên Văn hoá DN cũng ảnh hưởng khá nhiều đến toàn bộ định hướng chung cho KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG - vd đơn giản là Định hình là LÀM VIỆC KHÔNG GIAN MỞ HOÀN TOÀN - nên cần cách sắp xếp bàn ghế văn phòng hiện đại - không gian view rộng, thoải mái và Tính cách thương hiệu như TẠO MỘT SỐ ĐIỂM NHẤN VỀ THƯƠNG HIỆU - để hỗ trợ hoàn toàn cho Chiến lược xây dưng thương hiệu, bộ nhận diện,...cho thương hiệu trong tương lai.

Với Doanh nghiệp khởi nghiệp thì vấn đề Văn Hoá Doanh Nghiệp & Thương Hiệu được xây dựng dần nhưng phụ thuộc nhiều vào VIEW và Ý THÍCH của SẾP - ví dụ Sếp thích teamwork - từng nhóm Công việc tương tác - hay một số SẾP thích kiểu LÀM VIỆC ĐỘC LẬP - mỗi nhân viên sẽ được 01 góc riêng - kiểu từng ô để tập trung hoàn toàn và nâng cao hiệu suất công việc.

5/ Ngân sách hoạt động & Ngân sách cho hoạt động setup văn phòng

Vốn - ngân sách hoạt động cho setup văn phòng - setup bàn ghế vách văn phòng đẹp, việc này cũng ảnh hưởng không hề nhỏ.

Ngân sách cũng có tác động rất nhiều đến giải pháp kỹ thuật, vật liệu để hình thành nên sản phẩm nội thất (bàn, ghế, tủ, đèn, thiết bị điện, mạng, thoại,...nhiều thứ nữa)

Kinh nghiệm thực tế sau khi setup văn phòng lớn - setup văn phòng nhỏ - setup bàn ghế văn phòng tiết kiệm khá nhiều, Mình nghĩ vấn đề về ngân sách, bạn nên xây dựng và chia sẻ nghiêm túc ngay từ đầu với đối tác chuyên thực hiện setup bàn ghế văn phòng cho bạn - để từ đây, việc xây dựng các Model văn phòng, các giải pháp tối ưu chi phí setup văn phòng cũng được cân nhắc hiệu quả hơn, rút ngắn thời gian xây dựng rà soát dự toán và vẫn sẽ tiết kiệm nhất và đi đúng mức ngân sách mong muốn.

6/ Thời gian dự kiến đi vào hoạt động - Thời gian cần hoàn tất

Vấn đề thời gian để đáp ứng mọi mong muốn, kế hoạch, thực hiện, phát sinh,....đều nên được dự toán sẵn, để đảm bảo đi đúng lộ trình kế hoạch mong muốn.

Mình ví dụ đơn giản

Bạn Biết Tập Đoàn Lotte chứ ? Bạn biết Tập Đoàn Lotte yêu cầu thời gian xây dựng 02 tầng hầm + 7 tầng lầu với mỗi mặt sàn gần 300m2 - trong vòng bao lâu không ???

=> Nói ra nếu bạn làm ngành xây dựng, rất có thể bạn không tin, Trong Vòng 7 tháng

==> Cái mình nói ở đây là tính quyết liệt của Tập Đoàn Lotte trong vấn đề phát triển, siết kế hoạch, siết thực hiện => để đúng mục tiêu yêu cầu mong muốn của họ.

Tương tự như vậy, khi bạn xây dựng kế hoạch setup bàn ghế văn phòng đầy đủ thì vấn đề thời gian cũng cần được xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng - cần có sẵn thời gian dự phòng trường hợp bất khả kháng - trường hợp chậm muộn,.....

Vậy, bạn cũng nên nghiên cứu thêm đáp án của một số thắc mắc cần giải đáp về setup văn phòng tiết kiệm như:

- Cần setup văn phòng khoảng 40-50 nhân sự, có đầy đủ khu vực làm việc, vài phòng BGĐ ngồi riêng, phòng nghỉ nhân viên, khu vực lễ tân, khu vực tiếp khách, khu vực họp chung, họp riêng với KH, khu vực sân khấu chung,.... mất thời gian bao lâu xong ?

Nội thất Khởi Nghiệp xin phép chia sẻ thêm một số kinh nghiệm thực tế các bước thực hiện setup văn phòng để anh chị tham khảo trước khi setup văn phòng đẹp.

1. Đầu tiên Bạn cần XÁC ĐỊNH KHU VỰC THUÊ VĂN PHÒNG

Vd văn phòng sẽ thuộc quận nào ? thuộc khu vực nào ? trong toà nhà hay nhà riêng lẻ

2. Bạn cần XÁC ĐỊNH NHU CẦU THUÊ TẦM BAO NHIÊU M2

Ví dụ như nửa sàn hay nguyên sàn - hay nhà tầm mấy tầng - mặt tiền đường hay hẻm to

3. Xác định rõ NGÀY THÁNG NĂM BẠN KHAI TRƯƠNG VĂN PHÒNG

Vd ngày này thường là ngày đẹp, có thể XEM THEO TUỔI NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU, NGÀY TỐT ĐỂ KHAI TRƯƠNG

4. Xác định rõ NGÀY THÁNG NĂM BẠN MUỐN PHẢI HOÀN TẤT VĂN PHÒNG

Vd ngày này là ngày bạn sẵn sàng mọi thứ để đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh và ngày này chắc chắn PHẢI TRƯỚC NGÀY KHAI TRƯƠNG nhé

5. Sau khi xác định được vị trí chắn chắn sẽ đặt văn phòng - CHỐT ĐƯỢC GIÁ THUÊ + HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG (hợp đồng thuê nhà, thuê xưởng,...)

Trong quá trình tìm kiếm mặt bàn văn phòng, bạn vẫn có thể lên kế hoạch trước, tìm hiểu sơ bộ về giá bàn ghế văn phòng, giá thi công vách ngăn kính, giá thi công sơn tường văn phòng, hay thi công nhôm kính văn phòng, chi phí mua các thiết bị như camera, máy lạnh, máy chiếu,.....

=> để sau đó, bạn cũng có cơ sở sơ bộ để so sánh giá với đơn vị thi công nội thất văn phòng.

6. TÌM KIẾM ĐƠN VỊ SETUP VĂN PHÒNG - cần quan tâm xem qua chi tiết nhu cầu về năng lực của bạn - Bạn có đủ khả năng quản lý tổng thể cả dự án ? hay bạn chỉ có nhân sự phụ trách chung ? Vì sao mình nói đến việc này, bởi vì sẽ có nhiều dạng setup văn phòng khác nhau, nhưng thường nhất sẽ có 02 loại như:

+ Bạn tìm được đơn vị Design & Build : Đơn vị này thường lo hoàn tất từ mặt bằng trống - khảo sát - thiết kế - thi công hoàn tất trọn gói - như kiểu chìa khoá trao tay cho bạn

==> Dạng này thường thiết kế khá đẹp, tuy nhiên sẽ chỉ phù hợp với Doanh nghiệp có nguồn chi phí đầu tư lớn, ngân sách dồi dào, ví dụ setup văn phòng trọn gói 250m2 với chi phí 800trd-1 tỷ - bạn làm chứ ??? => Không hề rẻ nha các bạn, ngâm cứu kỹ.

Với dạng này thì bạn chỉ cần theo dõi kỹ giai đoạn thiết kế, cử nhân sự giám sát và cố gắng đảm bảo đơn vị thi công ok nhất là được.

+ Một dạng nữa là đơn vị thiết kế - tư vấn - thi công nội thất văn phòng : Bạn có thể sử dụng hợp đồng tư vấn thiết kế của họ với chi phí thiết kế - sau đó - bạn có đội ngũ Hành Chính Nhân sự - dựa trên hồ sơ thiết kế tổng thể + chi tiết của họ để tìm kiếm từng nhà thầu riêng lẻ - chuyên lo từng món riêng biệt (bạn có thể chia rời ra từng phần)

==> dạng này mất thời gian nghiên cứu hơn, tốn kém nhân sự hơn => tuy nhiên chi phí chắc chắn sẽ tốt hơn và cũng yên tâm hơn do từng nhà thầu làm sẽ chịu trách nhiệm trên từng chất lượng công việc họ ký hợp đồng. Và hình thức này vẫn quan trọng nhất là tư duy và kinh nghiệm của người đứng đầu cũng như team quản lý dự án của Chủ đầu tư khi setup văn phòng lớn này.

=> Mỗi cách làm sẽ có ưu và nhược điểm riêng, nên sẽ tuỳ thuộc vào việc lựa chọn và sắp xếp của từng đơn vị

Quay lại nói về việc ví dụ bạn thuê được văn phòng trong toà nhà, 1/4 sàn, 50m2, bạn cần setup bàn ghế văn phòng đơn giản tiết kiệm nhất, với nhu cầu không quá cao. Bạn phải làm từng bước thế nào ???

===> Đơn giản, bạn cầm điện thoại, bấm 0902828161 cho Nội thất Khởi Nghiệp, sau đó cho Nội thất Khởi Nghiệp biết mong muốn của bạn về Style văn phòng, kiểu bàn ghế văn phòng mong muốn và ngân sách dự kiến. Nội thất Khởi Nghiệp sẽ tư vấn tiết kiệm nhất cho anh chị.

7/ Chốt PHƯƠNG ÁN TRIỂN KHAI THIẾT KẾ NỘI THẤT VÀ ĐƠN VỊ SẢN XUẤT THI CÔNG NỘI THẤT - chốt hợp đồng thi công nội thất

+ Lập kế hoạch: về thời gian dự kiến thi công từng hạng mục, thời gian bắt đầu, thời gian dự kiến thi công, thời gian hoàn tất, bàn giao tổng thể và chi tiết

+ Theo dõi chi tiết về vật liệu, chủng loại yêu cầu, màu sắc, số lượng, kiểu dáng,....

+ Lập bảng theo dõi chi tiết về thông tin liên hệ về đầu mối công việc

+ Lập group theo dõi về tiến độ và thời gian thi công chung / từng hạng mục,...

+ Lập các Biên bản theo dõi trong quá trình thi công (sự khác biệt, các vi phạm so với yêu cầu cam kết, các biên bản bàn giao,....)

+ Có thể họp trực tiếp / gián tiếp, định kỳ về tiến độ thực hiện (nếu thời gian diễn ra dự án dài - đối với dự án lớn)

Thời gian thực hiện trung bình đối với từng dự án nội thất văn phòng cũng khác nhau, Tuy nhiên,

Nếu văn phòng dịch tích <500m2 có thể thời gian thực hiện hạng mục xây dựng cơ bản như - Sơn tường văn phòng, Thạch cao trần, thảm sàn, dựng vách ngăn kính văn phòng, đèn trần....thường sẽ dao động 10-15 ngày - các đơn vị sẽ làm luân phiên cuốn chiếu hoặc có thể sớm hơn.

Với đơn vị sản xuất bàn ghế văn phòng, sản xuất tủ vách văn phòng thì thời gian sản xuất sẽ dao động từ 7-12 ngày làm việc (kể từ khi chốt màu sản phẩm, kiểu dáng, vật liệu, chốt hợp đồng, đặt cọc hoàn tất)

Với các đơn vị trang trí văn phòng như Màn rèm, dán tranh văn phòng thì thời gian sản xuất và thi công là 05-07 ngày.

Với đơn vị thi công hệ thống server, mạng Lan, wifi - camera sẽ dao động tầm 7-10 ngày - các đơn vị này sẽ làm trước theo layout thống nhất - ví dụ nếu có đi âm sàn thì họ sẽ cắt sàn, chôn dây, hoặc kéo dây trên trần thạch cao,.... và sau khi có nội thất văn phòng vào (lắp xong bàn ghế vách ngăn,...) thì khi đó mới tool ổ điện, ổ mạng, wifi, camera vào các vị trí theo layout thống nhất

Và cuối cùng là Vệ sinh công nghiệp bàn giao - tuỳ theo diện tích mặt sàn - với sàn lớn, có thể thời gian vệ sinh bàn giao sẽ là 2-3 ngày, với mặt sàn nhỏ, sẽ hoàn tất dứt điểm vệ sinh hoàn thiện bàn giao trong ngày.

Bài viết cũng khá dài rồi, Nội thất Khởi Nghiệp chỉ xin chia sẻ một số lưu ý quan trọng trước khi setup nội thất văn phòng đẹp, để anh chị có thêm kiến thức để trang bị cho văn phòng mình được đẹp, kinh tế và hiệu quả nhất.

Cần hỗ trợ thêm anh chị vui lòng liên hệ Nội thất Khởi Nghiệp 0902828161 - 0982 959510

Nhóm Admin Nội thất Khởi Nghiệp cảm ơn bạn đã xem bài

Trân trọng !